A l’ère digitale, la gestion électronique de documents (GED) s’est imposée comme un outil incontournable pour les entreprises. Cette solution de dématérialisation permet d’optimiser le processus documentaire, d’améliorer la gestion des données et de faciliter l’archivage des documents. Cependant, face à la panoplie de logiciels de GED disponibles sur le marché, comment choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques ? Tour d’horizon des critères à prendre en compte.

Identifier vos besoins en matière de GED

Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel de GED, il convient de bien définir vos besoins en termes de gestion documentaire et d’archivage électronique.

Quelle est la nature des documents que vous souhaitez gérer ? Quel est le volume de ces documents ? Quels sont les processus de travail en lien avec ces documents ? Les réponses à ces questions vous permettront de cerner vos besoins spécifiques et de déterminer les fonctionnalités indispensables pour votre futur logiciel de GED.

Evaluer les fonctionnalités du logiciel de GED

Une fois vos besoins identifiés, vous pouvez commencer à évaluer les différents logiciels de GED en fonction de leurs fonctionnalités.

Un bon logiciel de GED devrait vous permettre de numériser, indexer, stocker, rechercher et partager vos documents de manière facile et sécurisée. Certains logiciels proposent également des fonctionnalités plus avancées, comme l’automatisation des processus documentaires, la gestion des versions des documents ou l’intégration avec d’autres applications d’entreprise.

Comparer les éditeurs de logiciels de GED

Outre les fonctionnalités, le choix d’un logiciel de GED passe également par l’évaluation de l’éditeur du logiciel.

Il est important de vous assurer de la fiabilité de l’éditeur, de son expertise en matière de GED et de sa capacité à vous accompagner dans la mise en place de la solution. N’hésitez pas à demander des références à l’éditeur et à consulter les avis d’autres utilisateurs.

Parmi les éditeurs les plus reconnus sur le marché de la GED, on retrouve notamment DocuWare, une entreprise réputée pour la qualité de ses solutions de gestion documentaire.

Prendre en compte le coût total de la solution de GED

Enfin, le coût est un critère déterminant dans le choix d’un logiciel de GED.

Au-delà du coût d’achat du logiciel, il faut également prendre en compte le coût de mise en place de la solution, les frais de maintenance, les coûts de formation des utilisateurs, ainsi que les éventuels coûts d’évolution de la solution en fonction de vos besoins futurs.

Choisir le meilleur logiciel de GED pour vos besoins spécifiques n’est pas une tâche à prendre à la légère. C’est un choix stratégique qui peut grandement influencer la performance et la compétitivité de votre entreprise.

En identifiant clairement vos besoins, en évaluant les fonctionnalités des logiciels, en comparant les éditeurs et en prenant en compte le coût total de la solution, vous pourrez faire le choix le plus judicieux pour votre entreprise.

Et n’oubliez pas : un bon logiciel de GED est un logiciel qui répond à vos besoins, facilite votre processus documentaire et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier.